【💡注意】 本系列文章泛指的「簡報」是英語的 presentation / presence / pitch，而非 slides / deck / ppt 等文件檔案。
根據上一篇文章，您或許已經明白了目的、聽眾、場合和媒介對簡報最終設計的影響。現在，我們想更深入地探討這四個維度中的各舉兩個主要形式，以及在商業上比較常見且需要注意的細節。以下是我們要討論的內容：
- 目的：商業 vs 非商業
- 聽眾：誘發思考型 vs 說服型
- 場合：口頭講述型 vs 閱讀備存型
- 媒介：文件檔案 vs One-Shot
雖然在這四個維度之外仍有許多不同的情況，但這些細節是商業上比較常見且需要注意的地方。
本文大綱
維度 1：目的
在進行簡報設計時，「目的」是最重要且需要最先決定的。而掌握目的的「顆粒度」也會影響被呈現出來的內容是否夠具體且達到預期的效果。例如，希望展現公司的可信度、或約見更高層主管、或敲定演講的主題和演講者等。
此外，我們常見到的「目錄」或「執行摘要」進行開頭的簡報，就是希望達到商業推進或思想傳達的目的，讓聽眾對內容有一個整體的認識，再慢慢解釋其中的邏輯和細節。而我們可以根據「是否有明確下一步希望對方達成」來區分商務目的型和非商務目的型簡報：
商務目的
是指在達成明確的商業目的時，期望對方在短時間內採取期待中的行動或決定。這個分類可以進一步細分為產品銷售、商譽展現、商務報價、提案推進、募資融資、行銷、建立夥伴、招商等等。在設計上，商務目的型簡報具有強烈的專屬性，並以需求端出發為原則進行規劃。
具體案例：Apple 產品發表會、Google 年度財報、MarTech 產業與產品白皮書、… 等。
非商務目的
在目標對象接收完內容後，沒有期待對方有積極性作為。這個分類可以進一步細分為想法分享、歷史闡述、事實教學、產品使用手冊、文章書籍心得分享等等。在設計上，非商務目的型簡報較無專屬性，且在內容產生時沒有預設特定的對象，可以由個人或內容供給端為出發進行規劃。
具體案例：教授經濟史課堂簡報、Ted Talk、自傳與作品集、… 等。
那了解完這個分類有什麼好處呢？
其實是在動手製作之前建立一個以終為始的目的，確保簡報的所有元素都符合這個目的。不同行業和業務推進節奏下，商業目的簡報的維度和設計架構也會有所不同，我們將在後面的章節中舉例不同商業目的簡報的設計架構。此外，在初入職場或跨領域的情況下，很難掌握新的背景條件，相同的一句話聽在不同角色的耳中就有不同的效果，因此回來檢視並打磨簡報目的仍然是影響簡報品質的關鍵因素。
維度 2：聽眾
如果說「目的」排在第一位是因為我們可以 100% 控制，那「聽眾」雖然是無法完全掌握的個體，但其重要性卻不亞於目的。如果我們說得口沫橫飛，且目的明確，但聽眾不以為然，那麼我們的簡報就無法達成效果。雖然我們無法完全預測聽眾的背景知識和當下狀態，但我們仍可以在事前根據簡報內容、聽眾認知和執行落地三個方面的掌握度 (alignment) 來進行評估，並決定本場簡報應該要能「聚焦說服」或「誘發思考」：
在此之前簡單舉例，當教授授課時說 1+1 = 2 時，經過學生吸收消化，到考卷上的作答也會是 1+1 = 2，這裡需要將問題清楚說明且將邊界進行嚴格規範，屬於說服型。而當一位智者說時間管理應該要使用「價值排序法*」而非「行事曆先到先得法*」時，10 位聽眾會有 11 種以上的執行策略，且最終對他們人生的影響則更五花八門，由於場景應用非制式，且做法因人而異，受限於窮舉的低效因此只需要強調幾個價值原則，並多停下來聽取回饋，屬於誘發思考型。以上是比較一般性的案例方便讀者理解，而商用簡報中也存在這個設計哲學上的差異。
(*第二、四代時間管理理論)
說服型
如果您希望在溝通中達到一致的邏輯和方法論，並且您的問題具有明確的規範和場景限制，我建議您採用說服型設計原則。這包括頁面之間邏輯緊湊且用詞肯定、呈現事實和數字、使用陳述句而非反思型問句、以專業嚴謹的設計風格元素為主等等。以《快思慢想》的概念來說，就是希望讓聽眾避免啟動系統二的思考，而是在連續的「yes set」中逐漸朝著預期方向前進。
具體案例：策略顧問的結案建議簡報、花了 1 個月抽樣調查公司的 100 名員工滿意度後做出來的職工福利建議書、用眼動儀追蹤 1 個月實體雜貨店貨架擺放的優先順序、募資時堆疊產品相對產業的價值 / 核心團隊背景 / 服務過的品牌來增加公信力… 等。
誘發思考型
如果你想要傳達一個概念或精神，但執行落地最後的邏輯、方法論和場景聽在每個人的故事中都不同且沒有正確答案時，則建議使用誘發思考型設計原則，如頁面之間以維度框架相連而非邏輯緊扣、使用大量空白和圖片元素、句型使用反思型問句而非陳述句、使用列點呈現方便聽眾抄筆記並期待能花時間在自我反思或創意發想、設計風格元素可簡約大方、… 等。
具體案例：稻盛和夫給年輕人的忠告、Ted Talk（絕大多數）、Gartner 商業新趨趨勢分享、面對新產業時的產品介紹（非提案型）
到目前為止，您可能已經感受到這系列文章偏向「誘發思考型」的風格。由於我無法確定最終落地的場景是否能夠完全涵蓋，所以我希望能夠通過這種風格來傳達精神。每個章節之間都是框架式的串連，並使用大量的列點式質化舉例來進行解說。
維度 3：場合
接下來要討論的是訊息傳遞所發生的環境條件，這對於簡報的效果也有相當大的影響。不同的場所與平台都有其獨特的特點，例如小型會議室、Ted Talk、Google Meet 線上研討會、實體傳單、雜誌、印刷海報、大學課堂、透過捷運通勤時的手機螢幕以及上班族的電腦桌等等。
這些設計的細節可大致根據「訊息接收的合適風格」再分為口頭講述型與閱讀備存型，如有些笑話就要用看的有些笑話就要用聽的才能懂，或者框架與結構性的內容則建議用視覺閱讀型輔助說明，而抽象的概念則建議用口頭講述輔助：
口頭講述型
在特定場合或會議中，當您需要向觀眾展示簡報內容時，很容易發現觀眾的專注力有限。同時，若您要求他們同時聽您講解和觀看簡報，可能會產生疲勞感。因此，在設計簡報時，建議您使用更多視覺上易於捕捉的元素，如圖片、大標語、留白、強烈的色彩對比以及單頁單一訊息（one page one message）等。這樣可以讓觀眾在 5-10 秒內快速理解您要傳達的意義，並且能夠將他們的注意力集中在您的講解上。如果必要，您可以提供一些簡短且易於理解的逐字導讀，但要以觀眾能夠理解的複雜度為基礎，避免過於深入的技術解釋或詳細的細節說明。
具體案例：新年趨勢分享會、線上研討會、業務痛點掌握型顧問提案（通常為第二輪後）、高階主管最終提案簡報、… 等。
閱讀備存型
通常在不搭配口頭講述時，讀者可在取得檔案後可於自行規劃的節奏下進行閱讀。在這種情況下，建議在封面與標題上下更多功夫，讓它們更醒目清楚，以便在資料堆中更容易被發現。同時，可以內容上允許用較小的字體進行更多的細節補充，並使用比較表格與結構化網格等方式呈現資料。此外，可以提供目錄索引或麵包屑等功能，使讀者可以更容易地尋找所需的資訊。為了更好地幫助讀者理解報告中的內容，可以在附件中提供更多的原始資料和常見問題解答，並在需要時加以引導或解答。如果資料報告有明確的商務目的，建議將建議的行動呼籲（CTA）放在報告的頭部、尾部或設計的峰值頁面旁（請參考《峰值體驗 MOT》），以便讀者更容易注意到它們。最後，確保報告的焦點元素是完整可靠且可執行的，以便讀者可以根據它們採取相應的行動。
具體案例：行銷型零售產業白皮書、高端顧問式工作坊會後補充資料、提案 FAQ 與商務報價文件、交換名片、活動場合傳單、… 等。
讀到這裡，讀者已經能夠清楚地了解為何要講（Why）、為誰講（Who）以及在哪裡講（How / Where）了。如果能夠對上述內容進行反覆打磨，就可以應對絕大多數的商務情況。
維度 4：媒介
「媒介」是「場合」中閱讀型簡報的一種特例變形。這種形式是為了迎合當下讀者注意力不斷變短的時代而設計的。在許多情況下，讀者只能給予非常短暫的關注，例如在社交媒體上偶然看見、短暫的聯播網廣告，甚至是在一個擁擠的會議室中，有多少人能夠全程專注在講者身上呢？
因此，有時需要針對這種聽眾特別設計具有吸引力的 one-page hooker，以便為有價值的深度內容爭取更多展示的機會。因此，這種設計風格可以簡單根據「該資訊接收場景的注意力破碎程度」分為文件檔案與 One-Shot：
文件檔案
即使你已經充分掌握前三個維度，且有把握至少聽眾在期待的時間內願意打開你的簡報來閱讀，你可以使用比較慢條斯理的結構來呈現內容。這種場景的假設是雙方皆能保持專注與投入程度來面對整份簡報內容，且我們也允許大比例的閱讀價值遞減時可以大膽採用。這種設計原則是普遍的簡報設計媒介。
主流的形式如：PPT、PDF、線上簡報軟體（Google Slide、DocSend、Prezi、…） 、網誌….等。
One-Shot
由於商務機會的出現往往相對隨機，甚至需要我們主動創造，因此需要使用更短暫、且避免讀者消耗勞動與耐心的方式（如點擊、輸入、下載、翻頁、跳轉等）來影響或引導他們。若出現上述情況，建議採用 One Pager 的設計原則。然而，One Pager 的商業威力與設計難度不亞於整份文件檔案，需要多次打磨訊息目的與期待結果。我們也會在後面的內容提供 One Pager 的構建方法建議。
常見的 One Pager 如：社群平台貼文、EDM 活動邀約、概念架構圖、日式簡報的 Big Map、執行摘要 Executive Summary、一頁式電梯簡報、簡版商用提案書、… 等。
One-Shot 的情況不僅出現在廣告或傳單領域，而且可以將一份冗長的簡報分成幾個亮點 One-Shot。在許多情況下，商務機會的出現就像緣分一樣短暫，一旦錯過，下一次碰面不知何時。因此，One-Shot 就是抓住「少即是多」和「行動呼籲」的原則精神，最大限度地實現訊息的目的。
希望相信大家對於簡報的 4 大要素有更深入的認識，而這些要素是設計思維較高層次的概念。我們希望透過這種設計方式提供新的思維方向，而大部分的簡報都可以從這 4 個面向進行分類，《商用簡報》這系列文章則是根據「非商業 × 誘發思考 × 閱讀備存 × 文件檔案」的標準進行設計。您也可以開始將手邊的簡報進行歸類，參考本文提供的原則進行迭代設計。
在下一章節中，我們將介紹舒適易讀的簡報通常具備的「視覺元素和版面設計」和「內容用詞」，希望這些內容能為您帶來啟發和幫助。
