【💡注意】 本系列文章泛指的「簡報」是英語的 presentation / presence / pitch,而非 slides / deck / ppt 等文件檔案。
不知道從什麼時候,比起 Word 更常用 PPT了,回想起來其實是懶惰如我,網路上找資料與願意回頭多看幾次的檔案都是簡報檔案,尤其是設計精美且容易讀懂的那些,此外,自己的上級也要求會議中盡量使用簡報來溝通,而逐漸養成做簡報的習慣與能力,歸納出三種常見的情況,簡報會比其他辦公室軟體更為有用的時刻:
- 傳達、影響或說服他人的目的、想法、賣點
- 透過圖像加速說明、降低專注疲勞和理解成本
- 非量化證據、事實性、查證性、法律意義等目的時
然而我也非常認同您不應該花太多時間和心力在簡報上。如果您自認為是一個足夠專業的商務人士,並且有限的時間和明確的商業目標,那麼您應該確保簡報在您的心中不能佔據太多的時間和心力(希望在20%以下,隨著職位的升高,時間可以更少)。當然,這是在內容和展示的基本功都能掌握的前提下,後續的內容將會提到如何根據目的選擇簡報結構。
商用簡報 4 大要素
簡報是在商務、學術、政治等各種場合中,與不同的聽眾交流的重要工具。它不僅可以傳遞資訊,還可以影響聽眾對特定主題的看法。然而,簡報的成敗不僅取決於演講者的表現,還取決於簡報的設計是否圍繞在這 4 大要素:目的、聽眾、場合和媒介。
- 首先,目的是簡報的基礎,也是最重要的要素之一。簡報的目的如商務目標、知識想法分享、預期行動等。在設計簡報時,必須清楚明確地了解目的是什麼,並確定所需傳達的信息。
- 其次,聽眾是設計簡報時必須考慮的重要因素之一。聽眾的基礎知識背景、興趣與話題、職務目標與位階、文化差異等都會影響他們對簡報的理解和接受程度。因此,在設計簡報時,需要了解聽眾的特點,從而選擇適當的內容和語言風格。
- 第三,場合也是影響簡報設計的重要因素之一。不同的場合,需要不同的簡報風格和內容。商務機會往往發生在線上分享會、辦公室會議、公眾場合演說、郵件附加檔案、 雲端下載連結、工作坊、電梯等任何場合之中。
- 最後,媒介是簡報設計的另一個關鍵要素。不同的媒介,例如電子檔、投影機、一般紙本、出版品、黑白/全彩設計等,對簡報的設計和傳達方式都有不同的要求。例如老式投影機將會把色彩計畫搞壞,盡量使用單色灰階來呈現。
綜合考量以上 4 大要色是一個負責的商務人士在簡報設計時需要在腦中一邊盤點的「完整樣貌」,設計一份成功的簡報需要精心的策劃和設計。通過考慮目的、聽眾、場合和媒介等因素,可以設計出更具說服力、有吸引力的簡報,以達到更好的效果。
Microsoft Powerpoint or Google Slides?
許多人在選擇簡報軟體時往往會煩惱是使用Microsoft PowerPoint還是Google Slides。雖然網路上已經有很多兩者比較的文章,但是每個人的使用需求不同,仍然需要考慮自己的使用習慣和需求,並選擇最適合的軟體。一般來說,Microsoft PowerPoint在 PC 平台上的使用更為流暢和穩定,而 Google Slides 具備跨平台、即時編輯和協作等優勢。
但在實際使用過程中,很多時候我們需要同時使用這兩種軟體,以兼顧不同的需求和場景。以下我將備註一些合適的場景供大家參考,同時也補上了一些技巧防止在下載與上傳的轉換過程出現的跑版問題。
MS PowerPoint 的使用時機
- 你能獨立工作,產出簡報過程中內容與風格可自己做主
- 對精密的設計有所要求,如顏色、大小、邊界、陰影、切塊、…等
- 對地端的裝置有信心,不怕當機、老舊、檔案消失、… 等
Google Slides 的使用時機
- 你需要同事或夥伴不斷給建議,或同時在上面工作
- 你是主管,需要對專案產出的時間與品質有更高的把握
- 你對檔案最後的歸檔、分享、安全性有更系統性的規劃
如何減少跑版?
- 使用字體 10 以上(由於 GS 有預留文字方塊邊界,導致無法置中對齊)
- 使用單純幾何圖形(由於 GS 無法元素組成群組後再漸層上色)
- 使用雙邊軟體都有的字型(即便下載成 PDF,GS 也需抓到 PPT 有的字型)
- 多利用雙邊母片控制模板與預設文字方塊風格
總結來說,簡報對於造成影響力的效果是非常大的,但如果你是一位忙碌的商務人士,不需要花太多的心力在簡報上。設計好一份簡報需要注意的四大元素包括目的、聽眾、場合和媒介,這些元素對於簡報的呈現效果都有很大的影響,下一篇文章將會針對簡報四大元素進行討論,並提供一些具體案例以豐富大家對於簡報設計的認識。
以下是其他有關 Microsoft PowerPoint 的一些冷知識:
- PowerPoint 起源於 1987 年 4 月,由 Forethought 公司推出,最初僅在蘋果麥金塔電腦上運行。同年 7 月,微軟以 1,400 萬美元收購了 Forethought,從此 PowerPoint 成為了辦公室套裝軟體的一員。從 1990 年的第 3 代到 2023 年的 16.71 版,PowerPoint 不斷進化和更新。而在 2013 年,大約有 5000 億份微軟檔案被創建出來,其中包括所有 MS Suite 軟體。
- 在 MS Suite 軟體之中,PowerPoint 的全球使用率排第三名,有 5 億個裝置安裝了 PowerPoint,每月有 3 億個使用者使用(截至 2021 年 8 月)。